Penerapan Knowledge Management System (KMS) Dalam Dunia Bisnis

Penerapan Knowledge Management System (KMS) Dalam Dunia Bisnis

Teknologi informasi saat ini telah mencapai pada level yang dikatakan maju dibandingkan beberapa tahun ke belakang. Penerapannya hampir di seluruh aspek kegiatan manusia. Teknologi yang dihasilkan cukup banyak, saya akan menjelaskan teknologi Knowledge Management System yang saya dapat dari beberapa review buku yang saya temukan.

Sebelum kita membahas lebih dalam mengenai apakah yang dimaksud dengan Knowledge Management System (KMS), terlebih dahulu siapa saja yang sih yang telah menerapkan KMS dalam kegiatan mereka?

Dalam buku Successful Implementation of KM in Indonesia yang disusun oleh Dunamis Organization Services pada tahun 2013 menuliskan beberapa organisasi yang sudah menerapkan Knowledge Management sebagai bagian kegiatan Indonesia Make Award yang dikutip dalam buku Knowledge @ University adalah PT Anugrah Argon Medika dan PT Tigaraksa Satria Tbk; PT Bank Mandiri Tbk; PT Bank CIMB Niaga Tbk; PT Bank Syariah Mandiri; Binus University; PT Daya Adicipta Mustika (DAM); PT GMF AeroAsia; PT Federal Internasional Finance (FIF); PT Medco Energi Internasional Tbk (MedcoEnergi); PT Perusahaan Listrik Negara (PLN); PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB); PT Pertamina; PT Sinar Mas Agro Resources Technology Tbk (SMART); PT Toyota Astra Motor; PT Telkom Indonesia Tbk (Telkom); PT United Tractors Tbk (UT); PT Unilever Indonesia Tbk; PT Wijaya Karya (WIKA); PT XL Axiata Tbk (XL).

Dalam buku Knowledge @ University, menegaskan bahwa Binus satu-satunya dari kalangan Pendidikan yang menerapan knowledge management untuk menjamin mahasiswanya akan lulus tepat waktu dan mendapatkan pekerjaan. Hal ini didukung dengan budaya organisasi yang berbasis pengetahuan dan knowledge sharing tumbuh subur baik di kalangan siswa mau pun para pengajar dan staf. Untuk mencapai hal tersebut Binus membangun Binus Corporate Learning & Development. Produk lainnya untuk memudahkan kolaborasi pengetahuan baik hubungan internal (antar dosen dan mahasiswa) kampus dan eksternal (perusahaan dalam dan luar negeri) adalah BINUSmaya dan Global Learning System. Usaha ini membuat Binus meraih sejumlah prestasi penghargaan mulai dari tingkat nasional sampai internasional.

Dari contoh perusahaan yang sudah disebutkan, kita tahu bagaimana kiat dan usaha mereka dalam bersaing di era industri 4.0 ini yaitu dengan melibatkan teknologi informasi melalui keunggulan KMS.

Menurut Beccera-Fernandez, pengetahuan dibagi dua jenis yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit meliputi wawasan, intuisi dan firasat. Pengetahuan ini sulit untuk diungkapkan dan dirumuskan dan karena itu sulit untuk berbagi. Pengetahuan ini bersifat sangat khusus karena hanya berdasarkan banayaknya pengalaman atau kegiatan individu. Misalnya, selama bertahun-tahun mengamati industri tertentu, analis pasar saham mungkin mendapatkan knowledge yang membantu mereka membuat rekomendasi kepada investor di pasar saham mengenai trend pasar untuk jangka pendek dan jangka panjang pada saham perusahaan dalam industri itu.

Sebaliknya, explicit knowledge biasanya mengacu pada pengetahuan yang telah diungkapkan dalam kata-kata dan angka atau bisa juga yang bentuknya terdokumentasi. Knowledge tersebut dapat dibagi secara formal dan sistematis dalam bentuk data, spesifikasi, manual, gambar, kaset audio dan video, program komputer, hak paten dan sejenisnya. Misalnya, prinsip-prinsip dasar untuk analisis pasar saham yang terkandung dalam sebuah buku atau manual yang dianggap explicit knowledge.

Dengan adanya Sistem Manajemen Pengetahuan maka akan terjadi transfer pengetahuan antar anggota organisasi sehingga semua anggota organisasi tidak memiliki kesenjangan pengetahuan terutama dalam proses experience sharing karena pengetahuan ini tidak dapat dipelajari secara formal di dunia Pendidikan. Pengetahuan berbasis pengalaman seperti ini sangat perlu didokumentasikan sebagai wujud peranan aktif untuk memajukan organisasi. Semua masalah terdokumentasi dalam sistem sehingga tiap anggota dapat berdiskusi dan akhirnya menemukan sebuah solusi yang juga terdokumentasi. Proses ini dapat dilihat oleh anggota organisasi baru untuk belajar ketika menghadapi masalah yang serupa di masa mendatang tanpa harus selalu melakukan pelatihan (training) yang menghabiskan waktu, tenaga dan biaya dalam proses pelatihan. Proses pembelajaran seperti ini juga melatih kemandirian anggota untuk mengupdate pengetahuan dalam sistem sehingga pengetahuan yang ada di dalam sistem menjadi dokumen hidup karena akan terus digunakan dan diperbaharui.

Berikut adalah gambar proses belajar mandiri atau berdiskusi melalui Knowledge Management System.

Proses Model Lesson Learned

(Weber, 2001)

Kegiatan collect the lesson ini melibatkan pengumpulan lesson (atau konten) yang akan tergabung dalam sistem. Semua pengetahuan atau topik yang diupload anggota organisasi akan diverifikasi oleh tim yang berperan sebagai pakar untuk memutuskan pengetahuan atau topik tersebut layak di-publish dan diterima oleh anggota lainnya atau tidak. Jika pengetahuan atau topik tersebut layak maka anggota lain dapat mengakses atau menggunakan informasi tersebut (reuse).

Apapun bentuk pengetahuan, tujuannya hanya satu yaitu untuk membuat sebuah keputusan atau kebijakan atau kegiatan eksekusi.

Data, Informasi dan Pengetahuan

(Ikujiro Nonaka & Hirotaka Takeuchi, 1995)

 

Referensi

Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., Sabherwal, R (2004). Knowledge Management Challenges, Solutions, dan Technologies. Pearson Prentice Hall: New Jersey

Weber, R., Aha, D.W., dan Becerra-Fernandez, I (2001). Intelligent Lessons Learned Systems dalam International Journal of Expert Systems Research and Applications, Vol.20(1), Hal.17

Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi (1995). The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York : Oxford University Press.

Your email address will not be published. Required fields are marked *

div#stuning-header .dfd-stuning-header-bg-container {background-image: url(https://masadepan.ac.id/wp-content/uploads/2018/01/bg-dark-b.jpg);background-size: cover;background-position: top center;background-attachment: initial;background-repeat: no-repeat;}#stuning-header div.page-title-inner {min-height: 350px;}
%d bloggers like this: